Gérer une billetterie, rien de plus facile !

Organiser un événement, un spectacle, cela ne se fait pas en un claquement de doigts. Surtout si ce n’est pas le cœur de votre activité. Dans la multitude de choses à faire, la billetterie est bien souvent l’activité la plus obscure pour les organisateurs occasionnels. Voici quelques conseils et solutions pour s’y retrouver.

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Organiser occasionnellement un spectacle, c’est prendre en compte de nombreux aspects : définition de l’événement, booking des artistes, communication, sécurité…
Et bien sûr, la gestion de la billetterie. Pour éviter les mauvaises surprises, mieux vaut ne pas y penser au dernier moment. Fini le temps des carnets à souche, des solutions pour vous faciliter les choses sont désormais facilement accessibles.

Les obligations légales

La billetterie est une activité réglementée. Comme tout échange d’argent, elle obéit à des règles fiscales et juridiques précises dont le cadre est défini par le Code général des impôts.

Ainsi, tout spectateur se présentant dans un établissement de spectacle comportant un prix d’entrée doit être porteur d’un billet. Ce dernier doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires : date, lieu, émetteur de la billetterie, fabricant, pour permettre une traçabilité.

Même dans le cas d’un événement gratuit, l’émission d’un billet permet d’avoir une meilleure gestion du public, qui peut ainsi être informé des dispositions générales relatives au déroulement du spectacle. Un cas particulier, celui des invitations : un billet comportant la mention « gratuit » doit être délivré.

Solutions en ligne : simplifiez-vous la billetterie !

Si vous êtes un organisateur occasionnel, la gestion d’une billetterie peut s’avérer être un casse-tête inextricable. Le plus simple, c’est de recourir aux solutions en ligne.

Elles sont adaptées à tout type d’événements, que vous accueilliez 100 ou 5 000 personnes.
En quelques étapes, vous créez un compte, renseignez le lieu, présentez l’événement, rentrez les dates, paramétrez les tarifs. Ensuite, vous pouvez ajouter si besoin de nombreuses options : suivis et reporting, alertes mail, billetterie physique, contrôle d’accès, scan de billets, cashless…

Bien plus qu’une simple billetterie…

Les solutions en ligne en self-service présentent un avantage très intéressant : elles donnent accès aux données des acheteurs.
Pour Eddie Aubin, président fondateur de My Open Tickets, cabinet de conseil en billetterie, « les données récupérées, correctement utilisées, permettent d’avoir une connaissance très précise des publics et de leurs habitudes de consommation, en formalisant des bases de données enrichies. Il est alors possible de mettre en œuvre des stratégies de communication ultra ciblées, et d’étoffer intelligemment son marketing ».

Les adresses mail récupérées permettent ainsi d’informer le public en amont de la manifestation, mais aussi sur les événements futurs. De quoi alimenter une démarche de CRM (Customer relationship management) !
Mais tout le monde (a fortiori un organisateur occasionnel) n’est pas forcément équipé pour traiter des données brutes, comme le pointe Alban de Montmarin, directeur général de PlaceMinute : « c’est pour cela que nous proposons des reports sur mesure, selon la volonté du client. C’est souvent plus efficace que de donner accès à des données que l’organisateur ne saura pas traiter ».

De plus, la prestation ne se limite pas à la fourniture d’une solution technique : « nous accompagnons nos clients, particulièrement les organisateurs occasionnels, dont le spectacle n’est pas le métier. On leur donne des conseils sur le prix, le planning de communication... Sur ce type d’événements, la majorité des places se vend dans les derniers jours », explique Alban de Montmarin.

Pour ce dernier, quel que soit le prestataire retenu, il faut être très attentif : « les organisateurs occasionnels regardent souvent le prix comme critère principal pour choisir leur prestataire de billetterie. Mais il faut surtout s’assurer qu’il s’agit d’un service qui tient la route, surtout si la période de vente est longue. De nombreuses solutions se sont créées, et de nombreuses ont déjà disparu. La billetterie, c’est quand même le cœur des revenus ! ».

Sur Sacempro.fr, vous retrouverez une sélection de solutions à prix réduits avec nos partenaires (PlaceMinute, Weezevent, Tick&Live…).

Publié le 07 mars 2018