De la réservation de musiciens à l’externalisation de la paie, il existe aujourd’hui des solutions 100% digitales qui facilitent le quotidien des organisateurs de concerts, qu’il s’agisse de votre activité principale ou de projets ponctuels.
Toute personne qui a déjà organisé un concert le sait : ce n’est pas simple. Que vous soyez professionnel du spectacle ou organisateur occasionnel, vous l’avez expérimenté : le plus compliqué et le plus long, c’est la gestion administrative d’un événement.
À qui dois-je payer quoi ? Comment établit-on un contrat et une fiche de paie pour un intermittent ? Où trouver des musiciens et des techniciens ?
Désormais, il existe de nombreuses solutions pour faciliter votre travail. Fini la paperasse, le casse-tête des déclarations et le stress de devoir payer les musiciens et les cotisations sociales en temps et en heure. Vous pouvez faire appel à des entreprises spécialisées.
Booker des musiciens
Vous souhaitez organiser un concert pour compléter votre programmation ou pour un événement d’entreprise, l’inauguration d’un magasin, d'un café, d'un restaurant ou le lancement d’un produit ?
Rendez-vous sur les plateformes de réservation de musiciens. Il suffit de parcourir le catalogue d’artistes disponibles, et de faire son choix.
« Notre objectif est simple : rendre le plus facile possible la réservation et le paiement des artistes » détaille Steve Roche, fondateur de Musilink. Vous pouvez faire votre choix parmi une sélection de 350 artistes sur toute la France. Cherchez, écoutez, choisissez, et la plateforme s’occupe de tout le reste, moyennant 5% de commission sur le montant total de la prestation.
Sur Culturevent, qui s’adresse aux organisateurs d’événements musicaux ponctuels, occasionnels ou réguliers, la recherche se fait selon trois critères : le type d’événement souhaité, le style de musique et le budget.
Du jazz à l’électro en passant par la musique classique et la chanson, il y en a pour tous les goûts et toutes les bourses. Aucune inquiétude à avoir sur la qualité des artistes référencés : « ce sont tous des professionnels sélectionnés par un comité artistique composé de 5 personnalités de la musique » explique Audrey Barrières, la fondatrice.
Le service, opérationnel depuis novembre 2016, est modulable. A minima, Culturevent s’occupe de la mise en relation, gère la réservation et s’occupe du traitement administratif et de la rémunération des artistes (contrats d’engagement, déclarations préalables, gestion de la paie, déclarations sociales et fiscales…). Mais cela peut aller jusqu’à la formalisation d’un événement sur mesure, avec création d’un programme, choix des œuvres, scénographie et prestation technique (scène, lumière et son).
Si le premier prix, comprenant un concert et le traitement administratif, est autour de 1 500 euros, le panier moyen d’un événement est autour de 4 000 euros. Entreprises, hôtels, collectivités territoriales, agences événementielles, professionnels du spectacle (salles de concert, festivals…) et même des artistes souhaitant déléguer le traitement administratif d’une tournée : ils sont nombreux à avoir déjà sollicité Culturevent.
Simplifier l’embauche des intermittents
Pour les salles et festivals, la gestion administrative des embauches et des salaires peut intégralement être externalisée. Ce qui représente un gain de temps important. Et comme le veut le célèbre adage, le temps, c’est aussi de l’argent.
Utiliser les services de Movinmotion « permet aux entrepreneurs de diviser par 10 le temps passé sur la gestion sociale et de réduire de moitié les coûts associés » détaille Jean Despax, dirigeant fondateur.
Cette plateforme web collaborative de gestion des RH permet de simplifier et de dématérialiser la gestion des salariés, notamment des intermittents du spectacle. Totalement en ligne, elle vous permet de gérer l’embauche et d’externaliser la paie de A à Z : estimation du coût, déclaration préalable, édition et signature des contrats, contrôles, déclaration et paiement des cotisations sociales… Le tout en bénéficiant de l’accompagnement et des conseils d’experts pour s’assurer d’être toujours dans les clous.
Autre avantage, la possibilité de chercher les profils souhaités dans un annuaire de 15 000 professionnels, techniciens et artistes actifs sur la plateforme, et d’y diffuser des annonces d’emploi gratuitement.
Le tarif ? Entre 13 euros et 16,90 euros par bulletin de paie, en fonction du volume.
Movinmotion gère aujourd’hui intégralement la paie de plus de 500 entreprises du secteur culturel, allant de petites compagnies de théâtre jusqu’à l’Olympia, Arte ou TSF.
Pour les cafés et les restaurants, il existe un fonds d'aide créé en 2015 : le GIP Cafés-Culture.
Ce fonds d’aide à l’emploi artistique vient soutenir la production de spectacles vivants dans les cafés-cultures en prenant en charge financièrement une partie des coûts salariaux associés aux emplois artistiques (artistes et techniciens). La prise en charge est proportionnelle aux nombres d’artistes engagés.
Intrazik : l’outil ultime des professionnels du spectacle
Comme tous les secteurs professionnels, le spectacle vivant a aussi son leader du progiciel de gestion dédié : Intrazik.
Et ils sont nombreux à l’avoir adopté, de la Cave aux poètes (Roubaix) à la Coopérative de mai, Paloma ou Stéréolux pour les salles, des Transes cévenoles au Printemps de Bourges, aux Francofolies ou Rock en Seine pour les festivals.
Son principe est simple : mettre en relation, sur une interface unique de gestion entièrement en ligne (pas d’installation sur poste pour un travail en mobilité optimal), l’ensemble des activités autour de l’organisation de spectacles : programmation, communication, billetterie, régie, production et administration. « En facilitant le travail en commun, Intrazik renforce les synergies entre les équipes et les différents services. Il est adaptable à toutes les structures : pour les petites équipes, il permet de gagner du temps. Sur un concert avec deux groupes, il permet d’éviter environ 400 copier-coller. On évite beaucoup d’erreurs liées à la multi-saisie et on limite le stress. Pour les équipes de grands établissements ou de grands festivals, il permet en plus de centraliser et de partager l’information facilement », détaille Fabrice Ecoiffier, fondateur de cet outil « ultime » pour le spectacle.
Il vous faudra compter entre 600 et 6 000 euros, le prix étant indexé sur la taille de votre jauge annuelle. Il faut y ajouter le coût de l’accompagnement et de la formation liée à la prise en main de l’outil.
Pour compléter ces offres, il existe également de nombreuses solutions pour tous vos besoins en promotion, de la réalisation de supports (affiches et flyers) à la communication web.
En clair, il n’a jamais été aussi simple de se faire aider pour réaliser vos concerts !
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Publié le 12 juin 2017